O firmă nouă are nevoie, la început, de patru lucruri online: un domeniu propriu, un site simplu care spune clar ce faci, o adresă de e-mail pe acel domeniu și câteva profiluri verificate în locurile unde te caută clienții. Restul se adaugă pe parcurs. Lista de mai jos le ia pe rând, cu explicații scurte pentru fiecare.
1. Alege și înregistrează domeniul
Domeniul este adresa site-ului tău, de forma numefirma urmat de o terminație. Se închiriază de la un registrar, de obicei anual, și rămâne al tău atât timp cât îl reînnoiești. Alege un nume scurt, ușor de dictat la telefon și apropiat de numele firmei, ca să nu încurci clienții.
- Evită cratimele multiple și cifrele, care se uită ușor.
- Verifică dacă există variante foarte asemănătoare pe care le-ar putea confunda cineva.
- Notează în siguranță datele contului de la registrar și activează reînnoirea automată, ca să nu pierzi adresa din neatenție.
Reține că nu trebuie să cumperi totul în prima zi. Domeniul și poșta electronică sunt prioritare, pentru că de ele depinde imaginea în fiecare conversație. Site-ul poate începe cu o singură pagină, iar profilurile se deschid pe măsură ce ai ce să arăți și timp să răspunzi.
2. Fă-ți un site simplu, dar clar
La început, un site cu patru pagini este suficient: prezentarea, serviciile sau produsele, o pagină de contact și informațiile legale despre firmă. Vizitatorul trebuie să afle în câteva secunde cine ești, ce oferi și cum te poate contacta.
- Scrie texte în limba clienților tăi, fără formulări umflate.
- Pune la vedere datele de identificare ale firmei, așa cum cere legislația aplicabilă comerțului online sau prestării de servicii.
- Verifică site-ul de pe telefon; mulți oameni îl vor deschide acolo.
- Adaugă o pagină cu politica privind datele personale, dacă colectezi date prin formulare.
3. Creează un e-mail pe domeniul propriu
O adresă de tipul nume urmat de domeniul firmei transmite seriozitate și te ajută să separi corespondența profesională de cea personală. Majoritatea furnizorilor de găzduire sau de servicii de poștă oferă acest lucru la costuri mici. Stabilește de la început câteva adrese funcționale, de pildă pentru contact general și pentru facturare, ca să nu depinzi de o singură persoană.
- Folosește parole lungi și unice și, unde se poate, verificare în doi pași.
- Configurează o semnătură uniformă, cu numele firmei și datele de contact.
- Păstrează o copie de siguranță a mesajelor importante, mai ales a celor cu clienții și cu contabilul.
4. Revendică profilurile potrivite
Nu trebuie să fii peste tot. Alege locurile în care își petrec timpul clienții tăi: o pagină de firmă într-o hartă online pentru afacerile locale, un profil profesional pentru servicii către alte firme, o rețea socială vizuală pentru produse. Fiecare profil trebuie să folosească același nume, același logo și aceleași date de contact ca site-ul.
Un profil abandonat dăunează mai mult decât unul lipsă. Dacă nu ai timp să răspunzi, mai bine alegi mai puține canale și le întreții bine.
5. Pregătește elementele de bază ale identității
Un logo simplu, o culoare principală și două fonturi sunt de ajuns. Nu cheltui sume mari pentru branding înainte de a avea clienți; cheltuiește-le pe un site rapid și pe fotografii bune ale produselor sau ale echipei. Păstrează fișierele originale într-un dosar organizat, pentru a le putea trimite oricând tipografiei sau unui partener.
Un detaliu des ignorat este uniformitatea. Dacă pe site te prezinți ca atelier de design, pe un profil ca agenție, iar în semnătura e-mailului ca firmă de consultanță, clientul rămâne cu întrebări. Scrie o descriere de două propoziții și folosește-o peste tot, cu mici adaptări de ton.
6. Gândește-te la securitate și la dovezi
Domeniul și contul de găzduire sunt active ale firmei. Dacă le creezi cu adresa personală a unui prieten sau a unui fost angajat, riști să pierzi controlul. Folosește o adresă a firmei sau a ta, documentează cine are acces și păstrează facturile pentru aceste servicii, fiindcă le vei prezenta contabilului ca pe orice alt cost de activitate.
Fă și un inventar simplu al conturilor: unde ai înregistrat domeniul, unde stă site-ul, cine administrează poșta, ce parole sunt folosite unde, când expiră fiecare serviciu. Un tabel cu cinci coloane, ținut într-un loc sigur, te salvează când apare o problemă tehnică sau când colaborezi cu un freelancer care îți face o modificare.
7. Leagă prezența online de actele firmei
Prezența online trebuie să fie în acord cu ceea ce ai înscris oficial: denumirea, activitatea, adresa. Nu promova servicii care nu intră în obiectul tău de activitate și nu folosi un nume diferit fără să știi cum se numește legal firma. Dacă încă nu ai parcurs tot drumul de la idee la înregistrare, ghidul de înființare pe etape te ajută să pui lucrurile în ordine și să nu cumperi prea devreme domenii sau materiale de prezentare.
Mai ales la început, încearcă să nu dezvolți nimic complicat. Un site care se încarcă repede, are text clar și arată datele de contact bate un site spectaculos care nu răspunde nimănui. Îmbunătățirile vin după ce vezi ce întreabă oamenii și ce pagini deschid cel mai des.
8. Verificarea finală înainte de lansare
Înainte să anunți deschiderea, parcurge o listă scurtă de control: dă site-ul unei persoane din afara proiectului și întreab-o ce a înțeles; trimite un mesaj de test către adresa de contact; verifică dacă formularele ajung la destinație; caută firma pe nume și vezi ce apare. Dacă totul funcționează, poți trece la promovare.
Lucrurile online sunt, în fond, o prelungire a firmei, nu un înlocuitor al ei. Pentru restul pașilor administrativi care urmează, poți continua cu materialele din categoria Înființare. Iar pentru ghiduri similare pe teme de administrare vezi și publicația RevistaFirmelor.
