Petrecerea de Revelion organizata acasa are un decor care se construieste in zile si se vede in fiecare colt. Cea tinuta intr-o sala inchiriata porneste de la zero intr-un spatiu neutru, de obicei cu cateva ore inainte de sosirea invitatilor si cu o echipa formata din prieteni care se ofera voluntari si care nu au mai facut asta niciodata.
Diferenta de timp schimba complet abordarea. Nimic nu se improvizeaza la fata locului si nimic nu se cumpara in ziua respectiva. Tot ce ajunge in sala trebuie sa fie pregatit dinainte, usor de montat si imposibil de incurcat de cineva care vede piesele pentru prima data si primeste instructiuni din mers.
Primul element care merita gandit e lumina de pe mese. Un suport lumanari pe fiecare masa aduce caldura intr-o sala care altfel are doar plafoniere reci si face diferenta cea mai mare raportat la efortul de montaj, care e aproape zero.
Mesele si asezarea lor
Salile vin cu mobilierul lor, iar numarul de mese si de locuri e fixat prin contract. Ce ramane la latitudinea organizatorului e dispunerea lor in incapere, iar acolo se fac cele mai multe greseli, pentru ca nimeni nu masoara nimic si se merge pe cum au fost gasite mesele la intrarea in sala.
Pentru numarul de locuri, multe sali ofera scaun evenimente in completare, care se stivuiesc si se scot din sala cand nu sunt folosite. Ele permit ajustarea in ultima clipa, cand apar doi oameni in plus fata de lista sau cand o masa trebuie marita pentru o familie intreaga.
Regula practica la asezare e sa ramana un culoar liber clar, intre intrare si zona de dans, pe care sa nu stea nimeni. Fara el, lumea circula printre scaune toata seara, se izbeste de spatare, iar la miezul noptii zona devine imposibil de traversat.
Momentul de la miezul noptii
Toata petrecerea are un singur punct culminant, iar el dureaza cateva minute. Acolo se uita toata lumea in acelasi timp, acolo se fac cele mai multe fotografii din toata seara si acolo merita concentrat efortul vizual, nu imprastiat uniform prin toata sala.
Zona respectiva cere cateva elemente mari, vizibile de la distanta. Cateva globuri de Craciun de dimensiuni mari, grupate acolo si luminate bine, functioneaza mai bine decat zeci de obiecte mici care nu se vad din celalalt capat al salii.
Important e ca zona sa fie stabilita dinainte si cunoscuta de toata lumea din echipa. Cand nimeni nu stie unde se aduna lumea la miezul noptii, momentul se intampla oriunde se nimereste, de obicei langa bar, si nu arata in niciun fel.
Ce se poate monta repede
Timpul in sala e limitat, deci elementele se aleg dupa viteza de montaj, nu doar dupa cum arata. Tot ce cere scule, scara sau fixare in perete iese din discutie de la inceput.
Piesele care stau singure, pe propriul picior, sunt cele mai sigure pentru astfel de situatii si se pot muta oricand, daca locul ales nu se dovedeste bun.
Ce se monteaza in sub o ora:
- aranjamentele de masa, aduse gata facute
- structuri care stau pe propriul suport
- textile asezate peste mobilierul salii
- surse de lumina pe baterii
- elemente agatate de tavan, acolo unde exista carlige
Dotarile si restrictiile locatiei
Inainte de orice cumparatura, merita verificat ce exista deja in locatie. Multe sali au fete de masa, huse pentru scaune si chiar elemente decorative de sezon, incluse in pret sau oferite contra unei sume mici, dar nimeni nu le mentioneaza daca nu intrebi.
Tot de la sala se afla si ce nu e permis. Lumanari cu flacara deschisa, confetti, fixarea in pereti sau agatarea de instalatia de incendiu sunt interzise in multe locatii, iar aflarea acestui lucru chiar in seara respectiva strica planul si lasa o parte din decor nefolosit in cutii.
Lista de intrebari se trimite pe mail, nu se discuta la telefon. Un raspuns scris lamureste situatia pentru amandoua partile si evita discutia de a doua zi despre cine ce a spus si cine ce a inteles din conversatie.
Ordinea din ziua evenimentului
Montajul se face in ordine inversa fata de importanta. Intai lucrurile mari si grele, cat sunt oamenii odihniti si sala goala, apoi detaliile, care se pot face si in graba daca ramane putin timp.
Mancarea si bauturile sunt ultimele aduse in sala, indiferent de cat de devreme sosesc. Altfel ocupa exact mesele pe care trebuie lucrat si totul se muta de doua ori.
Ordinea care functioneaza:
- asezarea meselor si a scaunelor in pozitia finala
- montarea elementelor mari si a zonei de la miezul noptii
- textilele si husele
- aranjamentele si luminile de masa
- bauturile si aperitivele, la final
Dupa ultimul invitat
Majoritatea contractelor cer eliberarea salii la o ora fixa, de obicei in aceeasi noapte sau devreme in dimineata urmatoare. Strangerea se face atunci obosit si in graba, iar asta e momentul in care se pierd cele mai multe piese.
Varianta care functioneaza e o cutie pentru fiecare categorie, pregatita de la inceput si lasata intr-un colt al salii. Fiecare lucru merge in cutia lui, fara nicio sortare si fara decizii de luat la ora patru dimineata, cand nimeni nu mai gandeste limpede.
Pentru cine organizeaza astfel de petreceri in fiecare an, metoda asta face diferenta intre un decor care se foloseste de mai multe ori si unul cumparat din nou de fiecare data, pentru ca jumatate din el s-a pierdut sau s-a stricat la strangere.
